研究プロジェクト関係者調整

What This Does

研究費申請・採択後運営・共同研究・評価対応に関わる学内外の関係者を整理し、誰に何を確認し、どの合意が済み、何が未決かを見える化する。内部折衝・対外折衝を「メールを送る」だけでなく、責任分担、確認先、期限、エスカレーション先を含む調整計画にする。

• 対象ユーザー: URA、研究支援担当者、PI、プロジェクトマネージャー、部局事務
• 解決する課題: 関係者が多く、合意事項・未決事項・確認先が散在する
• 期待される効果: 確認漏れ、責任分担の曖昧さ、専門部署への相談遅れを減らす

Required Inputs

• 調整の目的: 申請準備、共同研究立上げ、採択後キックオフ、契約変更、評価対応など
• 関係者情報: 氏名、所属、役割、連絡先、決定権限
• 現在の状況: 決まっていること、未決事項、懸念、期限
• 関係する制度・部署: 経理、契約、知財、倫理、安全、輸出管理、情報セキュリティなど
• 期限: 公募締切、契約開始日、評価会、報告期限、学内締切
• 既存資料（任意）: 申請書、研究計画、予算表、契約案、議事録、メール

What It Produces

1. 関係者マップ: 役割、関心、決定権限、連絡優先度を整理
2. 合意事項・未決事項リスト: 決まったことと確認が必要なことを分離
3. 確認依頼文面: PI、共同機関、専門部署へ送る依頼メール
4. 調整ToDo表: 担当、期限、確認先、状態
5. エスカレーション案: 遅延・対立・制度判断が必要な場合の相談先

手順

1. 調整のゴールを定義する

調整の目的を、成果物または判断として書く。

調整ゴール:
- いつまでに:
- 誰の合意が必要で:
- 何を決める/提出する:

例:

• 申請書提出前に共同研究者の分担、予算、承諾を確定する
• 採択後キックオフまでに契約、経理、倫理、DMPの確認先を決める
• 評価会前に成果、遅延理由、今後の対応方針をPIと合意する

2. 関係者を分類する

分類	典型例	確認すること
研究側	PI、分担者、共同研究者	研究計画、役割、成果物、期限
学内事務	部局事務、研究推進課、経理	学内締切、承認、予算、証憑
専門部署	契約、知財、倫理、安全、輸出管理、情報基盤	制度・規程・リスク判断
学外関係者	共同機関、企業、FA、委託先	契約、分担、提出物、連絡窓口
意思決定者	部局長、センター長、研究代表者	方針、優先順位、例外対応

3. 関係者マップを作る

| 関係者 | 所属 | 役割 | 決定権限 | 関心/懸念 | 依頼事項 | 期限 |
|--------|------|------|----------|-----------|----------|------|

決定権限が不明な場合は、早めに確認する。窓口担当と決裁者は別であることが多い。

4. 合意事項と未決事項を分ける

## 合意事項
| No | 内容 | 合意者 | 日付 | 根拠資料 |
|----|------|--------|------|----------|

## 未決事項
| No | 内容 | 何が不足しているか | 確認先 | 担当 | 期限 | 影響 |
|----|------|--------------------|--------|------|------|------|

未決事項は「誰かに確認」ではなく、確認先と期限を入れる。

5. 専門部署へ渡す論点を整理する

RAが最終判断してはいけない領域は、確認依頼に変換する。

領域	典型論点	確認先
契約	NDA、共同研究、受託、データ提供、再委託	契約担当、法務
知財	発明、共同出願、論文投稿前公開、ライセンス	知財担当
倫理	人対象研究、同意、個人情報、二次利用	倫理審査窓口
安全	薬品、遺伝子組換え、病原体、放射線	安全管理担当
輸出管理	技術提供、海外送付、外国機関、用途	輸出管理担当
情報管理	機微情報、クラウド利用、アクセス権限	情報セキュリティ担当

6. 確認依頼文を作る

件名: [確認依頼] {プロジェクト名} {確認事項}

{プロジェクト名} について、下記の点をご確認いただけますでしょうか。

背景:
- {背景}

確認したい事項:
- {事項1}
- {事項2}

関連資料:
- {資料}

希望回答期限:
- {日付}

こちらで把握している未決事項:
- {未決事項}

7. 調整状況を更新する

調整ToDoは状態を持たせる。

状態	意味
未着手	まだ依頼していない
依頼済	相手に依頼済み
回答待ち	回答待ち
要追加確認	回答だけでは足りない
完了	合意または確認完了
エスカレーション	期限・判断・対立で上位相談が必要

判断基準

判断項目	見るポイント	対応
決定権限	誰が最終判断できるか	窓口と決裁者を分ける
未決事項	何が足りず止まっているか	確認先と期限を置く
専門判断	法務・知財・倫理・安全・輸出管理に関係するか	専門部署へ渡す
期限	外部締切・内部締切に影響するか	優先順位を上げる
証跡	合意がメール・議事録・資料に残っているか	根拠資料を記録する

よくあるミスと対策

ミス	対策
関係者リストだけ作って調整が進まない	依頼事項、期限、状態を入れる
窓口担当を決裁者だと思い込む	決定権限を別項目で確認する
専門部署へ抽象的に相談する	背景、確認事項、資料、希望期限を揃える
合意事項が口頭だけで残る	議事録またはメールで証跡化する
未決事項が積み残る	状態を更新し、期限超過はエスカレーションする

品質基準

• 関係者の役割、決定権限、依頼事項、期限が明示されていること
• 合意事項と未決事項が分離され、根拠資料が残っていること
• 専門部署へ確認すべき論点をRAが断定していないこと
• 調整ToDoに状態があり、期限超過時のエスカレーション先があること
• 研究者、事務、共同機関のどこで止まっているかが一目で分かること

Available Tools

• Read: 申請書、契約案、議事録、メール、予算表の読み込み
• Write: 関係者マップ、未決事項表、確認依頼文、調整ToDoの作成
• WebSearch / WebFetch: FA・機関公開情報、制度窓口、最新要件の確認
• Bash: 関係者表、ToDo表、期限表の整形