jp-business-mail

日本語のビジネスメールを書く、または直す。メールは送らない。文面を作って返すだけにする。

1. 最初に確かめること

足りないものだけを、まとめて 1 回で聞く。分かっているものは聞かない。

• 相手: 社外か社内か。社外なら会社名・部署・氏名・役職。初めての連絡か、やりとりがあるか。
• 場面: 依頼・お礼・お詫び・催促・断り・日程調整・報告・初めての連絡、のどれか。
• 伝えたいこと: 用件、期限、相手にしてほしいこと。
• 差出人: 会社名・部署・氏名（署名に使う）。

聞かずに書くときは、分からない所を 【〇〇】 の形で空けて渡す（例: 【先方のご担当者名】）。

2. 文面の型

件名: 【用件が一目で分かる言葉】＋（会社名・氏名）

株式会社〇〇
営業部 部長 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

（本題: 結論 → 理由・詳細 → 相手にしてほしいこと・期限）

（結び）

――――――――――
株式会社△△ 営業部
□□ □□
TEL / メール
――――――――――

• 件名: 「ご相談」「お願い」だけにしない。何の件かを入れる（例: 「【ご確認のお願い】11月分お見積書の送付」）。返信では「Re:」を残し、件名は書き換えない。
• 宛名: 会社名は「(株)」と略さず正式名称。「部長 〇〇様」とし、「〇〇部長様」としない。複数人なら「〇〇様、△△様」、部署宛てなら「〇〇部 御中」（「御中」と「様」は併用しない）。
• 挨拶: 社外は「いつもお世話になっております。」、初めては「突然のご連絡失礼いたします。」、社内は「お疲れさまです。」。「ご苦労さまです」は目上に使わない。
• 本題: 結論を先に書く。1 文は 60 字程度までにし、長ければ分ける。日付・金額・数量は箇条書きにする。
• 結び: 場面に合わせる（下の「場面別」）。「取り急ぎ」は、後で改めて連絡するときだけ使う。

3. 敬語の点検

直すときは、次の誤りを探す。

誤り	直し	理由
おっしゃられる / ご覧になられる	おっしゃる / ご覧になる	二重敬語
お伺いさせていただきます	伺います	二重敬語＋「させていただく」の重複
拝見させていただきました	拝見しました	「拝見」で既に謙譲
了解しました / 了解です	承知しました / かしこまりました	目上・社外には「承知」
よろしかったでしょうか	よろしいでしょうか	過去形にする理由がない
〜のほう、お送りします	〜をお送りします	「のほう」は不要
〜になります（「こちら資料になります」）	〜です / 〜でございます	変化していないのに「なる」
御社（メール）	貴社	書き言葉は「貴社」、話し言葉は「御社」
参考になりました（目上へ）	大変勉強になりました	目上の話を「参考」にするのは失礼
弊社の〇〇部長が	弊社の部長の〇〇が	社外へは自社の人に敬称・役職を付けない

「させていただく」の多用: 相手の許可や恩恵があるときだけ使う（「本日は欠席させていただきます」）。1 通に 2 回以上あれば、「いたします」「します」に置き換えられないか確かめる。

クッション言葉: 依頼・断り・指摘の前に 1 つだけ置く。「恐れ入りますが」「お手数ですが」「あいにく」「差し支えなければ」。毎文に付けると読みにくい。

4. 場面別

場面	本題で書くこと	結び
依頼	何を・いつまでに・なぜ。相手の手間を減らす情報（添付・URL）	お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お礼	何に対するお礼か、具体的に。それで何が良くなったか	今後ともよろしくお願いいたします。
お詫び	①お詫び ②何が起きたか（事実） ③原因 ④対応と再発防止 ⑤改めてお詫び。言い訳を先に書かない	重ねてお詫び申し上げます。
催促	責める言い方をしない。前回の連絡日と内容を示し、「行き違いでしたらご容赦ください」を添える	ご確認いただけますと幸いです。
断り	感謝 → 断りの結論 → 理由（簡潔に） → 代案があれば示す	何卒ご理解いただけますと幸いです。
日程調整	候補を 3 つ以上、曜日つき（例: 11/5（水）14:00〜15:00）。所要時間と場所・会議 URL	ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
初めての連絡	誰か（会社・名前）→ どうして連絡したか（紹介者・きっかけ）→ 用件	突然のご連絡にもかかわらず、お読みいただきありがとうございました。

5. 返し方

書くとき: 件名と本文を 1 つのコードブロックで返す（そのまま貼れるように）。空けた 【】 があれば、その下に一覧で示す。

直すとき: 次の 2 つを返す。

1. 直した文面（コードブロック）
2. 変更点の表

| 元 | 直し | 理由 |
| --- | --- | --- |
| 資料を拝見させていただきました | 資料を拝見しました | 「拝見」が謙譲語のため、「させていただく」は重複 |

• 意味が変わる書き換えはしない。言い回しを丁寧にするだけで、事実・数字・約束の内容は変えない。内容に問題がありそうなとき（期限が過去日、金額の計算が合わない、など）は、直さずに指摘する。
• 元の文面の丁寧さが既に十分なら、無理に変えず「直す所はありません」と伝える。

このスキルについて

• 作者: cccskills（https://github.com/cccskills/skills）
• メールの送信・外部への通信・ファイルの書き換えはしない。文面を返すだけ。