日本語文書 共同編集・推敲スキル

概要

日本語文書の共同執筆・編集を支援するスキルです。推敲チェックリスト、敬語レベル調整、文章構成パターンの適用、レビューワークフローの管理を包括的にサポートします。

日本語推敲チェックリスト

文書を推敲する際は、以下の項目を順番に確認してください。

1. 表記チェック

チェック項目	確認内容	例
誤字脱字	変換ミス、タイプミスがないか	✕ 以外 → ○ 意外（予想外の意味の場合）
送り仮名	文化庁「送り仮名の付け方」に準拠しているか	✕ 行なう → ○ 行う
同音異義語	文脈に合った漢字を使用しているか	対象/対称/対照、意志/意思
漢字・ひらがなの使い分け	公用文ルールに従っているか	○ ください（補助動詞はひらがな）
数字表記	統一されているか（全角/半角、漢数字/アラビア数字）	○ 3つ（横書き）/ ○ 三つ（縦書き）
句読点	「、」「。」で統一されているか	✕ 「，」「．」の混在

2. 敬語レベル一貫性チェック

• 文書全体で敬語レベルが統一されているか確認する
• 「です・ます調」と「だ・である調」が混在していないか
• 尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分けが正確か
• 二重敬語になっていないか（✕「お読みになられる」→ ○「お読みになる」）

3. 文体統一チェック

項目	です・ます調	だ・である調
用途	ビジネス文書、マニュアル、社外向け	レポート、論文、社内技術文書
語尾	〜です、〜ます、〜でしょう	〜だ、〜である、〜であろう
接続	しかしながら、そのため	しかし、したがって
印象	丁寧、柔らかい	客観的、断定的

4. 論理構成チェック

• 主語と述語の対応関係は正しいか
• 接続詞の使い方は適切か
• 段落の区切りは論理的か
• 冗長な表現はないか

文章構成パターン

起承転結

日本の伝統的な文章構成法です。エッセイ・スピーチ・コラムに適しています。

起（導入）: テーマの提示、読者の関心を引く
承（展開）: テーマの深掘り、具体例の提示
転（転換）: 新たな視点、意外性のある展開
結（結論）: まとめ、読者への呼びかけ

使用場面: コラム、スピーチ原稿、ブログ記事、挨拶文

PREP法

明快な説明・プレゼンテーションに適した構成法です。

Point（結論）  : 最初に主張・結論を述べる
Reason（理由） : なぜそう言えるのか根拠を示す
Example（具体例）: 具体的な事例・データで裏付ける
Point（結論）  : 改めて結論を繰り返す

使用場面: プレゼン資料、提案書、報告書、メール

結論ファースト（ピラミッド原則）

ビジネスシーンで最も推奨される構成法です。

結論     : 最も伝えたいことを冒頭に
根拠1    : 結論を支える理由・データ
  └ 補足情報
根拠2    : 結論を支える理由・データ
  └ 補足情報
アクション : 次に何をすべきか

使用場面: 経営報告、意思決定文書、稟議書、上司への報告

敬語調整機能

文書の敬語レベルを変換する際のガイドです。

レベル定義

レベル	名称	語尾例	使用場面
Lv.1	カジュアル	〜だよ、〜だね、〜しよう	社内チャット、親しい同僚
Lv.2	標準丁寧	〜です、〜ます、〜ですね	社内メール、通常の会議
Lv.3	ビジネス	〜でございます、〜いたします	社外メール、取引先との会議
Lv.4	フォーマル	〜賜りたく存じます、〜申し上げます	式典挨拶、公式文書、謝罪文

変換例

カジュアル（Lv.1）:

来週の会議、13時からに変更になったよ。資料は金曜までに共有するね。

標準丁寧（Lv.2）:

来週の会議ですが、13時からに変更になりました。資料は金曜日までに共有します。

ビジネス（Lv.3）:

来週の会議につきまして、開始時刻が13時に変更となりました。資料は金曜日までにお送りいたします。

フォーマル（Lv.4）:

来週のお打ち合わせにつきまして、開始時刻を13時に変更させていただきたく存じます。資料は金曜日までにお届け申し上げます。

根回しプロセスの文書化

重要な提案・意思決定の前に行う根回しを文書化するガイドです。

根回しチェックリスト

1. 関係者の特定: 意思決定に関わるステークホルダーを洗い出す
2. 事前説明資料の作成: 要点をまとめた1枚サマリーを用意する
3. 個別説明の記録: 誰に・いつ・何を説明し、どんな反応だったか記録する
4. 懸念事項の整理: 各関係者から出た懸念と対応策を整理する
5. 合意形成の確認: 全関係者の賛否状況を一覧化する

根回し記録テンプレート

## 根回し記録: 【案件名】

| 日付 | 相手 | 役職 | 説明内容 | 反応・意見 | 対応策 | 状況 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| YYYY/MM/DD | 【氏名】 | 【役職】 | 【要旨】 | 【反応】 | 【対応】 | 賛成/保留/反対 |

共同編集ワークフロー

フロー全体像

1. 起草 → 2. セルフレビュー → 3. レビュー依頼 → 4. フィードバック
   → 5. 修正 → 6. 再レビュー → 7. 承認 → 8. 最終確定

各ステップの詳細

ステップ	担当	アクション	成果物
起草	執筆者	構成パターンを選択し、初稿を作成	初稿ドキュメント
セルフレビュー	執筆者	推敲チェックリストで自己確認	セルフチェック済み原稿
レビュー依頼	執筆者	レビュー観点を明記して依頼	レビュー依頼メッセージ
フィードバック	レビュアー	コメント・修正提案を記載	フィードバックコメント
修正	執筆者	フィードバックを反映	修正版ドキュメント
再レビュー	レビュアー	修正内容を確認	承認 or 追加フィードバック
承認	レビュアー	最終承認	承認記録
最終確定	執筆者	版番号を付与し確定	確定版ドキュメント

レビュー依頼テンプレート

## レビュー依頼

- **文書名**: 【タイトル】
- **執筆者**: 【氏名】
- **依頼日**: YYYY/MM/DD
- **希望回答期限**: YYYY/MM/DD
- **レビュー観点**:
  - [ ] 内容の正確性
  - [ ] 論理構成
  - [ ] 敬語・文体の適切さ
  - [ ] 誤字脱字
  - [ ] その他: 【自由記述】
- **補足**: 【背景や注意点】

修正履歴の記録

## 修正履歴

| 版 | 日付 | 修正者 | 修正内容 | レビュアー |
|---|---|---|---|---|
| v1.0 | YYYY/MM/DD | 【氏名】 | 初稿作成 | — |
| v1.1 | YYYY/MM/DD | 【氏名】 | 【修正概要】 | 【氏名】 |
| v2.0 | YYYY/MM/DD | 【氏名】 | 承認・確定版 | 【氏名】 |

生成時の確認事項

文書の推敲・共同編集を開始する前に、以下を確認してください：

1. 文書の種類: 何のための文書か（報告書、提案書、メール等）
2. 読者: 誰が読む文書か（社内/社外、役職レベル）
3. 敬語レベル: Lv.1〜Lv.4 のどのレベルか
4. 文体: です・ます調 / だ・である調
5. 構成パターン: 起承転結 / PREP / 結論ファースト / 指定なし
6. レビュー範囲: 全体推敲 / 部分修正 / 敬語調整のみ