研究プロジェクト会議運営

What This Does

研究プロジェクトの定例会議、キックオフ、進捗確認会、評価前打合せを、決定事項と次アクションが残る形で運営する。単なる議事録作成ではなく、会議前の目的整理、日程調整、資料依頼、当日の論点管理、会議後の未決事項フォローまで支援する。

• 対象ユーザー: URA、研究支援担当者、プロジェクトマネージャー、PI、部局事務
• 解決する課題: 会議が情報共有だけで終わり、誰がいつ何をするかが曖昧になる
• 期待される効果: 進捗遅延、確認漏れ、資料未提出、次回会議までの放置を減らす

Required Inputs

• 会議の目的: キックオフ、月次進捗、予算確認、評価準備、共同機関連絡など
• 参加者: 氏名、所属、役割、必須/任意参加の区別
• 候補日時・制約: 候補日、締切、タイムゾーン、参加不可時間
• 決めたい事項: 会議で決定すべき項目
• 共有したい情報: 進捗、予算、成果、リスク、依頼事項
• 前回ToDo（任意）: 担当者、期限、完了状況
• 会議資料（任意）: 申請書、採択通知、予算表、進捗表、評価資料など

What It Produces

1. 日程調整文面: 候補日時、回答期限、参加必須者を含む依頼文
2. アジェンダ: 目的、論点、所要時間、担当者、決定事項の欄
3. 議事録テンプレート/議事録: 決定事項、未決事項、ToDo、次回確認事項を分離
4. フォローアップ文面: 会議後に参加者へ送る確認メール
5. 欠席者共有メモ: 欠席者が最低限追える要約

手順

1. 会議を開く必要性を確認する

まず会議の目的を1文で書く。目的が「情報共有」だけの場合は、メール・共有ドキュメントで足りるかを確認する。

今回の会議目的:
- 決めること:
- 相談すること:
- 共有だけでよいこと:

会議が必要な典型例:

• 研究計画、予算、契約、倫理、安全、知財に関する判断が必要
• 複数部署・共同機関の合意が必要
• 評価、報告、申請の締切から逆算して進捗確認が必要
• リスクや遅延があり、対応方針を決める必要がある

2. 参加者と役割を分ける

参加者を役割で整理し、必須参加者と情報共有のみの人を分ける。

役割	典型例	会議で期待すること
意思決定者	PI、研究代表者、部局責任者	方針決定、優先順位判断
実務担当	URA、事務、PM、秘書	手続き、期限、資料準備
専門部署	経理、契約、知財、倫理、安全、情報基盤	制度・規程の確認
共同機関	共同研究者、企業、委託先	分担、成果物、契約条件

3. 日程調整を行う

日程調整では、単に空き時間を聞くのではなく、締切から逆算した回答期限を置く。

件名: [日程調整] {プロジェクト名} {会議目的}

{会議目的} のため、下記候補で打合せを設定したく存じます。
恐れ入りますが、{回答期限} までに参加可否をご返信ください。

候補:
- {候補1}
- {候補2}
- {候補3}

主な論点:
- {論点1}
- {論点2}

事前に確認いただきたい資料:
- {資料名}

4. アジェンダを作る

アジェンダは「報告」ではなく「決定・確認・相談」に分ける。

時間	論点	種別	担当	期待する出力
5分	前回ToDo確認	確認	URA	完了/未完了の整理
15分	進捗と遅延	相談	PI/担当者	対応方針
10分	予算執行	決定	PI/経理	発注可否・確認先
10分	次回までの作業	決定	全員	担当者と期限

5. 議事録を作成する

議事録は発言録ではなく、後で動ける管理表にする。

# 議事録

- 会議名:
- 日時:
- 参加者:
- 欠席者:
- 作成日:

## 決定事項
| No | 決定事項 | 根拠/背景 | 影響範囲 |
|----|----------|-----------|----------|

## ToDo
| No | タスク | 担当 | 期限 | 確認先 | 状態 |
|----|--------|------|------|--------|------|

## 未決事項
| No | 未決事項 | 何が不足しているか | 確認先 | 期限 |
|----|----------|--------------------|--------|------|

## 次回会議
- 目的:
- 候補時期:
- 次回までに必要な資料:

6. 会議後フォローを送る

会議後24時間以内を目安に、決定事項とToDoだけを短く送る。

件名: [共有] {会議名} 議事メモとToDo

本日の打合せの決定事項とToDoを共有します。
認識違いがあれば {確認期限} までにご連絡ください。

決定事項:
- {決定事項}

ToDo:
- {担当者}: {タスク}（期限: {期限}）

未決事項:
- {未決事項}: {確認先} に確認

判断基準

判断項目	見るポイント	対応
会議の必要性	その場で決めることがあるか	なければメール共有にする
参加者	決定者・実務者・専門部署が揃うか	必須参加者を明示する
記録	決定事項、ToDo、未決事項が分かれているか	議事録テンプレートで分離する
期限	外部締切・内部締切と整合しているか	ToDoに期限を入れる

よくあるミスと対策

ミス	対策
アジェンダが「進捗共有」だけになる	決めたい事項と相談したい事項を先に書く
議事録が発言録になり、ToDoが残らない	決定事項・ToDo・未決事項の表にする
欠席者に文脈が伝わらない	欠席者向けに結論と依頼だけのメモを作る
専門部署の確認が後回しになる	会議中に確認先と期限をToDo化する
次回会議まで誰も動かない	会議後24時間以内にフォローアップを送る

品質基準

• 会議目的、決めること、相談することが区別されていること
• 決定事項、ToDo、未決事項、確認先、期限が残っていること
• 欠席者が読んでも最低限の判断と依頼事項を理解できること
• 専門部署が必要な論点をRAが単独判断していないこと
• 次回会議の目的と準備物が明示されていること

Available Tools

• Read: 進捗表、前回議事録、予算表、申請書、採択通知の読み込み
• Write: 日程調整文、アジェンダ、議事録、フォローアップ文の作成
• WebSearch / WebFetch: 公募・FA・機関の最新締切や会議要件の確認
• Bash: ToDo表、参加者表、期限表の整形